MailStore Server - Rechtsichere Email-Archivierung
Die Email ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen.
Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei. Die per Email übertragenen Daten werden jedoch in der Regel noch nicht zentral gespeichert, sondern in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter verwaltet.
Die grundlegende Herausforderung
Viele Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende Email-Server oder Groupware-Lösungen zur Email-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.
Laut neuester Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich damit, bestimmte Emails zu suchen, jeder Zehnte sogar rund drei Stunden.
Mit MailStore Server reduzieren Sie diesen Aufwand auf NULL, Ihre Mitarbeiter können wesentlich effizienter arbeiten und Sie sparen somit bares Geld!
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Ein Email-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen Email-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der
Administrator kann bestimmen, welche Emails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und, ob die Emails nach der Archivierung aus den
Postfächern des regulären Email-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im
Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten Emails ermöglichen.
Alle Vorteile für Sie im Überblick:
Schutz vor Datenverlusten
Anwender können wichtige Emails nach Belieben und unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen verlieren so täglich wichtige Daten. Über eine Email-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden Emails im Unternehmen vollständig archiviert werden. Emails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden.
Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) zwingen Unternehmen, Emails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.
Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von Emails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert ein Unternehmen zusätzlich ab.
Reduzierung von IT-Kosten und Aufwand
Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen, erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen. Durch die Email-Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden.
MailStore Server - Fakten und Vorteile im Überblick
Rechtssicherheit für D-A-CH von unabhängiger Stelle testiert
ermöglicht Backups mit jeder gängigen Backup-Software
bietet flexiblen Zugriff auf archivierte Daten
arbeitet mit allen gängigen Mailservern
reduziert das Datenvolumen
entlastete IT-Infrastruktur
schützt vor Datenverlust
erhöhte Produktivität